電子郵件作為我們?nèi)粘贤ǖ闹匾ぞ咧?，其?yōu)缺點(diǎn)也是一目了然：鍵盤(pán)書(shū)寫(xiě)，編輯方便;無(wú)紙化辦公，綠色節(jié)能;群發(fā)便捷、信息量大;異地接收，方便閱讀……但是，如果收(發(fā))件人責(zé)任心缺失，也會(huì)給我們的工作帶來(lái)諸多的困擾，以下情況你是否碰到過(guò)?

　　時(shí)效性差——當(dāng)郵件石沉大海，苦等無(wú)音訊，尤其收件人還是公司領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，敢怒而不敢言……這種情況比較常見(jiàn)，為了提高工作效率，作為收件人，都應(yīng)該及時(shí)的予以反饋，如果郵件回復(fù)內(nèi)容還不確定，也及時(shí)告知發(fā)件者，為何延遲，何時(shí)可以反饋，表明你已經(jīng)看到了郵件，讓發(fā)件者不用一直苦苦等待。

　　回復(fù)簡(jiǎn)單——我們經(jīng)常會(huì)收到這樣的郵件回復(fù)：“同意!”其信息量太少，或者回復(fù)模棱兩可，讓下屬或其他部門(mén)不知所然，還需要胡亂揣測(cè)其意圖，對(duì)于具體事項(xiàng)也不知妥善處理。高效的郵件，應(yīng)該是針對(duì)問(wèn)題點(diǎn)，清晰地給出明確的回復(fù)意見(jiàn)，方便相關(guān)部門(mén)或同事對(duì)于問(wèn)題的解決。

　　內(nèi)容雜亂冗長(zhǎng)——大家的日常工作都很忙，有時(shí)會(huì)收到篇幅超長(zhǎng)，內(nèi)容模糊，雜亂無(wú)章的電子郵件，讓收件者煩惱不已，沒(méi)有看下去的欲望。因此，郵件書(shū)寫(xiě)盡量做到條理清晰，用詞準(zhǔn)確，精煉簡(jiǎn)潔，直指事實(shí)，提高彼此的工作效率。

　　群發(fā)及保密性——工作中的往來(lái)郵件常常涉及到很多部門(mén)及個(gè)人，發(fā)送時(shí)，需要抄送或密送的，就要一個(gè)不漏。回復(fù)時(shí)，不能盲目的一鍵式“全部回復(fù)”，如果給不相關(guān)的人也發(fā)送了，輕者會(huì)讓他人摸不著頭腦，增加“垃圾郵件”的數(shù)量;重者如果涉及到重要商業(yè)報(bào)價(jià)、薪酬信息、個(gè)人隱私等，信息泄露的后果是非常嚴(yán)重的。

　　細(xì)節(jié)及禮儀——一封完整的郵件，應(yīng)該有明確的稱(chēng)呼及落款，郵箱本身可以自動(dòng)設(shè)置。另外，作為企業(yè)溝通，郵件模板應(yīng)做到格式統(tǒng)一，主題明確，日期、簽名等信息需要準(zhǔn)確無(wú)誤，無(wú)需使用花里胡哨的“個(gè)性”信紙，應(yīng)該讓你的郵件盡顯專(zhuān)業(yè)和規(guī)范。

　　綜上所述，正確規(guī)范的使用電子郵件非常重要，讓e-mail成為我們高效辦公的助手之一!(鐘娟娟)